PRIVACYVERKLARING

De Evangelische Gemeente Zaventem, Fabriekstraat 63, 1930 Zaventem (hierna ‘EGZ’) hecht grote waarde aan het beschermen van de persoonsgegevens van haar leden, vrienden en bezoekers en zorgt dat hun privacy wordt gerespecteerd. 

Deze privacyverklaring beschrijft de manier waarop EGZ met de verzameling en verwerking van persoonsgegevens omgaat. Conform de toepasselijke regelgeving hanteert EGZ hierbij de volgende basisprincipes:

•      EGZ verwerkt enkel persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor haar vzw-werking of wettelijke verplichtingen of wanneer u hiervoor uitdrukkelijk uw toestemming hebt gegeven

•      EGZ beperkt de verwerking van persoonsgegevens tot wat nodig is in het kader van haar activiteiten 

•      EGZ verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt

•      EGZ neemt de passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of onopzettelijk verlies

•      EGZ geeft uw persoonsgegevens enkel door aan andere partijen als dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor u ze verstrekt hebt

•      EGZ bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor een goede administratie 

•      EGZ respecteert uw rechten m.b.t. persoonsgegevens en informeert u erover

Heeft u na het doornemen van deze privacyverklaring, nog vragen over de bescherming van persoonsgegevens door EGZ? Stuur dan een e-mail naar Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien. of wendt u tot Dirk De Craemere of Sophie Vandevoorde (indien u niet beschikt over e-mail).

1. Verwerking van persoonsgegevens

EGZ verwerkt enkel gegevens die u zelf aanreikt. Geen andere bronnen en ook geen cookies of vergelijkbare technieken worden aangewend om gegevens te verzamelen. In geval van kinderen jonger dan 16 jaar worden persoonsgegevens enkel verzameld en verwerkt met de expliciete toestemming van ouders of voogd. 

Bent u lid, medewerker, aspirant, (kandidaat-)zendeling of externe spreker van EGZ? Dan dienen een aantal persoonsgegevens verplicht aangereikt te worden om een goede werking van de vzw en de gemeente mogelijk te maken. Deze persoonsgegevens zijn de volgende:










PERSOONSGEGEVENS



DOELEINDE





Lid

naam en voornaam 

(fysisch) adres

vzw-werking





Medewerker / aspirant

naam en voornaam 

e-mailadres

gsm-nummer

praktische organisatie van de afdelingen van de gemeente





Externe spreker

naam en voornaam 

(fysisch) adres

e-mailadres

gsm-nummer

bankrekeningnummer

planning en vergoeding 





(Kandidaat-)zendeling

identificatiegegevens

gegevens m.b.t. bediening

financiën en verzekeringen

draagkracht en noden

ambassadeurschap EGZ

evaluatie van uw aanvraag en organisatie van praktische en financiële ondersteuning (i.g.v. positieve evaluatie)



In alle andere gevallen is het uw persoonlijke keuze om persoonsgegevens al dan niet aan te reiken en voor specifieke doeleinden te laten gebruiken. 

EGZ vraagt toestemming om de volgende persoonsgegevens te mogen verkrijgen:

•      Identiteit: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

•      Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, naam partner 

•      Kerkgemeente: doopdatum en -gemeente, startdatum EGZ, startdatum lidmaatschap

•      Rijksregisternummer (enkel voor de leden van de raad van bestuur en bestuursraad van de EGZ)

De gegevens zullen door EGZ enkel gebruikt worden voor de doeleinden waarvoor u ze verstrekt. Mogelijke doeleinden zijn:

•      Het organiseren van activiteiten

•      Het versturen van nieuwsbrieven, gebedsmails en uitnodigingen

•      Het publiceren en verdelen van een maandblad en adressenlijst

•      Het gebruiken van foto’s en andere mediabestanden in interne en/of externe publicaties

Merk op dat in verband met het ontvangen en storten van giften en vergoedingen, EGZ ook over uw bankrekeningnummer kan beschikken. Deze gegevens worden uitsluitend bijgehouden in de bankapplicatie en op bankafschriften onder de hoede van de penningmeester.

2. Verstrekking aan derden

EGZ maakt gebruik van derde partijen voor:

•      Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)

•      Het verzorgen van IT-infrastructuur (Dropbox, ..)

•      Verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen

•      Onze aansluiting bij christelijke organisaties : EJV, VEG, EAV en de jeugdgroep van IBC 

De persoonsgegevens die u EGZ bezorgt, worden enkel gedeeld in het kader van onze aansluiting bij andere christelijke organisaties. De andere derde partijen die hierboven vermeld worden, ontvangen uw gegevens niet. 

Het delen van persoonsgegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden beschreven onder sectie 1 en voor zover u daar de toestemming voor hebt gegeven. Bovendien wordt met elke ontvangende partij een verwerkersovereenkomst afgesloten opdat de beveiliging van uw persoonsgegevens ook bij hen wordt gewaarborgd. 

Merk op dat EGZ uw persoonsgegevens met andere derde partijen kan delen als dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Zo bijvoorbeeld als persoonsgegevens opgevraagd worden in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

EGZ verkoopt geen persoonsgegevens en verstrekt ze ook niet aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

3. Bewaartermijn

EGZ bewaart persoonsgegevens voor een beperkte periode. Dit is de noodzakelijke periode voor het doel waarvoor de gegevens verstrekt zijn plus een termijn van 3 jaren:

•      na het jaar waarin uw lidmaatschap werd opgezegd indien u een lid bent

•      na uw laatste bezoekjaar indien u een externe spreker, een bezoeker of een vriend van de EGZ bent

•      na het beëindigen van uw ondersteuning als zendeling als u een EGZ zendeling bent

Indien u vraagt om uw persoonsgegevens uit de EGZ bestanden te verwijderen, zal dit zo spoedig mogelijk en ten laatste binnen een maand gebeuren.


 

4. Beveiliging van de gegevens

EGZ heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: 

•      Een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid wordt gehanteerd op al onze systemen 

•      De toegang tot de databank van persoonsgegevens is beperkt tot een aantal personen die aan geheimhouding gehouden zijn

•      Medewerkers en betrokkenen worden geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hun rol daarin

•      Back-ups van persoonsgegevens worden voorzien om ze te kunnen herstellen in geval van fysiek of technisch incident

•      We evalueren jaarlijks het beleid met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens

•      Informatie op papier wordt op een beveiligde plaats bewaard

Als u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, Stuur dan een e-mail naar Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien. of wendt u tot Dirk De Craemere of Sophie Vandevoorde (indien u niet beschikt over e-mail).

5. Uw rechten 

U heeft het recht om de persoonsgegevens die EGZ over u beschikt te raadplegen, te laten verbeteren of wissen. U kunt de gegevens ook door EGZ laten overdragen aan uzelf of aan een andere partij. 

Zonder afbreuk te doen aan eerdere verwerkingen, kunt u zich tevens verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) voor één of meerdere EGZ-gebruiksdoeleinden. 

Wenst u één van deze rechten uit te oefenen? Stuur dan een e-mail naar Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien. of wendt u tot Dirk De Craemere of Sophie Vandevoorde. Na legitimatie wordt uw aanvraag zo spoedig mogelijk en ten laatste binnen een maand beantwoord. 

6. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door EGZ, vragen wij u hierover direct contact op te nemen met Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien. of met Dirk De Craemere of Sophie Vandevoorde (indien u niet beschikt over e-mail). 

Klachten in verband met de verwerking van persoonsgegevens door EGZ kunnen ook ingediend worden bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien. / www.privacycommission.be.

7. Wijziging privacyverklaring

Deze privacyverklaring wordt regelmatig herzien en waar nodig aangepast aan de evoluerende omgeving. De laatste actualisatie ervan dateert van 25/05/2018.

De laatste / geldende versie van de verklaring kan steeds op de website van EGZ geraadpleegd worden en kan tevens opgevraagd worden via Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien. of bij Dirk De Craemere en Sophie Vandevoorde. De contactgegevens van beiden zijn beschikbaar in de adressenlijst van de gemeente.

Informatie

Adres

VZW
Evangelische Gemeente Zaventem VZW
Identificatienummer: 8225/96
Ondernemingsnummer: 0457749235